Le Logiciel vérifie les données du pèlerin, modifie automatiquement sa photo aux dimensions requises avant de les envoyer au site du Ministère des affaires étrangères saoudiennes. Cela est très important, du fait que s'il ya des erreurs de saisie ou si la photo ne correspond pas aux dimensions requises, le Consulat devra retourner les passeports à la partie organisatrice afin de corriger les erreurs et de saisir les données à nouveau. Cela entraînera une perte de temps et d'efforts, en plus de nombreux autres problèmes.

Le Logiciel organise les fichiers des pèlerins de telle sorte que les données n'interfèrent pas avec les photos. Ceci est très important car parfois le nom du pèlerin inscrit sur le visa est différent de celui qui figure sur le passeport. Il arrive que les photos ne correspondent pas ou que la femme soit sans Mahram ou que le nom du Wakil (Agent en Arabie Saoudite) ne soit pas indiqué. Toute information incomplète ou erronée induit à l'annulation du voyage et prive le pèlerin d'accomplir le Hajj ou la Omra.

Pas de modifications ou d'annulations à la dernière minute de la date du départ, de l'hébergement ou du séjour, causées par la délivrance tardive du visa.

la compagnie qui utilise ce Logiciel est plus rapide et plus précise dans la saisie et l'envoi des données au site du Ministère des Affaires étrangères saoudiennes, que les autres compagnies qui n'utilisent pas le Logiciel. Elle est donc la première à recevoir les visas du consulat de l'Arabie Saoudite.

Le Logiciel émet des listes de pèlerins avec photos et codes barres pour les passeports qui ont reçu les références des visas du Ministère des Affaires étrangères. Cela facilitera le travail du Consulat et accélère la délivrance de visas.

Le Logiciel ne nécessite qu'une seule fois l'utilisation du passeport afin de saisir les données et de scanner les photos. Puis, il est placé dans un coffre-fort jusqu'à ce qu'il soit livré au Consulat et au pèlerin lors du voyage. Demander le passeport à chaque besoin d'information au pèlerin, l'expose à la détérioration ou à la perte, notamment quand le nombre des passeports dépasse des centaines et des milliers.

Le Logiciel émet des contrats électroniques en plusieurs langues (Arabe, Français et Anglais).

Ce sont des contrats solennels entre le pèlerin et la partie organisatrice afin de garantir les droits des deux parties. En précisant le nom de la compagnie, l'hébergement à la Mecque et à Médine, les repas, Mazarates et Assurance… et tous les détails du voyage.

Il collecte toutes les informations relatives à la santé du pèlerin communiquées par le médecin traitant du pays d'origine. A savoir:le groupe sanguin, maladies actuelles, allergies et médicaments utilisés… Ces données, dont peut avoir besoin le médecin ou le secouriste en Arabie Saoudite pour faire le nécessaire rapidement et en temps opportun, sont stockées dans une carte électronique et dans un grand serveur.

C'est la seule identité qui ne se perd jamais et ne peux jamais être falsifiée…Reconnaître le pèlerin est possible, grâce aux empreintes, même s'il perd tous ses documents. Notamment en cas de décès où le pèlerin n'a aucun document qui prouve son identité sur lui. Dans ce cas, les empreintes sont la référence.

Le pèlerin la reçoit de la partie organisatrice du pèlerinage avant son départ.
Cette carte électronique est caractérisée par une haute protection et des particularités internationales et peut être utilisée comme badge par le pèlerin. Elle est conçue de manière à être étanche (ex:lors des ablutions), et ne risque pas d'être endommagée ou déchirée au milieu de la foule.Toutes les données concernant le pèlerin , dont il peut avoir besoin durant son séjour en Arabie Saoudite y sont stockées :
le dossier médical / les empreintes / la signature électronique / la photo d'identité / contrats d'accord avec la partie organisatrice en plusieurs langues / Voucher électronique de l'hôtel / le billet d'avion électronique/ copie couleur du passeport / copie couleur de la carte d'identité ou de la carte de résidence/ informations complètes concernant la partie organisatrice du pèlerinage...-

Y sont stockées les copies du passeport,la pièce d'identité, le dossier médical et tout document officiel et/ou important utile durant le voyage. En cas de perte ou de vol des documents d'origine, il est possible de se référer à cette archive électronique et de se procurer, en un seul clic, n'importe quelle information et n'importe quel document dont on aurait besoin.

C'est une page électronique qui se trouve sur Internet à laquelle le pèlerin peut accéder avec un mot de passe secret personnel qu'il se procure chez la partie organisatrice. Il trouve dans cette page tous les détails de son voyage : résidence, transport ainsi que des informations concernant le chef de son groupe et des renseignements sur la société avec laquelle il a signé son contrat. Il est en mesure d'imprimer directement son contrat à partir de cette page…il trouvera aussi des renseignements concernant ses droits et ses devoirs ainsi que les rites du pèlerinage…les numéros de téléphone importants en Arabie Saoudite...

C'est un imprimé édité par le Logiciel en plusieurs langues et où l'on trouve un nombre d'informations importantes et pratiques sur le terrain dont le pèlerin a besoin lors de son voyage et son séjour. Elles insistent sur la conduite et le comportement du pèlerin au pays des Deux Saintes Mosquées, et le danger des comportements contraires à la loi.

Visionnage de l'hôtel et de la chambre que le pèlerin va occuper durant son séjour, ainsi que la distribution des lits à la Mecque et Médine.

Il s'agit d'une carte imprimée que le pèlerin met sur la poitrine et qui comporte tous les renseignements le concernant, sa photo, sa résidence à la Mecque et Médine, et le nom de la société avec laquelle il a signé un contrat et son groupe sanguin. Ceci est très important particulièrement dans la cas où le pèlerin venait à s'égarer ou à perdre contact avec le groupe.

TopHajj fournit Une liste des mots les plus fréquemment utilisés dans la vie quotidienne au Royaume, traduite de la langue du pèlerin vers l'arabe afin que le pèlerin puisse communiquer avec son entourage tel que l'agent d'accueil à l'hôtel, le médecin et le pharmacien, le vendeur ambulant, le serveur du restaurant ou le l'agent de police dans le lieu saint.

C'est un imprimé dans lequel se trouvent toutes les coordonnées de la compagnie aérienne ainsi que les détails du voyage (Aller/Retour), le poids autorisé pour les bagages, afin que le pèlerin ne paie pas de surplus.

C'est un Sticker à coller sur le passeport pour éviter sa pert en Arabie Saoudite lors de leur remise au Moutawef.

(Pilgrim Arrival Card) le Logiciel émet automatiquement les cartes d'entrée des pèlerins afin de leur alléger et faciliter la tâche dans les salles de l'Aéroport.

le Logiciel émet les étiquettes des bagages (Aller/Retour) qui sont attachées sur les valises et collées sur le bidon de Zemzem afin d'éviter leur perte.

Par le biais d'une page électronique sur Internet qui se met à jour régulièrement pour que la famille et les proches puissent suivre l'évolution des pèlerins et leurs mouvements durant leur voyages et connaître toutes les nouvelles en direct. Il est également possible d'être en contact avec le pèlerin en lui envoyant des messages, notamment pour leur demander des invocations.

Même après le retour du pèlerin des Terres Saintes, et à l'occasion de toutes les fêtes le Logiciel prend contact avec lui afin de l'informer de toute nouveauté concernant la société : programme du Hajj et de la Omra , les prix les plus intéressants, etc… . Et également afin d'avoir ses commentaires et observations ainsi que ses propositions, pour faire progresser les prestations du Package de la société.